Dobre praktyki przy pracy zdalnej z Teams

Pełen potencjał komunikacji zdalnej

Najbardziej efektywne spotkania na Teams mają przedstawiony klarowny cel. Opis spotkania lub nazwa grupy lub kanału powinny dostarczać informacji dla uczestników o celach komunikacji lub poruszanej tematyce.

Czat może służyć do dzielenia się uzupełniającymi informacjami lub plikami przed i w trakcie telekonferencji.

Potencjalną korzyścią, w organizacjach, które dopuszczają stosowanie nagrywania spotkań na Teams, jest możliwość udostępnienia lub analizy materiału z konferencji w późniejszym terminie.

Wykorzystanie transmisji video

Komunikacja w trakcie pracy zdalnej prowadzonej przez pracowników firmy z różnych lokalizacji będzie wzmocniona dzięki możliwości prowadzenia połączeń video lub videokonferencji. Jeśli tylko łącze internetowe pozwala na wykorzystanie takiego rozwiązania, warto sięgnąć po pełen potencjał jaki oferuje Teams.

Udogodnieniem przy połączeniach video jest opcja rozmytego tła, która minimalizuje uwagę rozmówców na widocznych w tle detalach podczas rozmów wykorzystujących obraz video.

Dobrym zwyczajem jest wykorzystanie przez osobę organizującą spotkanie mechanizmu aktywizacji uczestników polegającego na poproszeniu każdego rozmówcy o wypowiedź w trakcie konferencji.

Przed spotkaniem na Teams warto zapoznać się z obsługą aplikacji, sprawdzić w jaki sposób działa przycisk wyciszenia (mute).

Udostępnianie dokumentów. Notatki.

Czat umożliwia uczestnikom robienie notatek w trakcie rozmów audio lub video. Zapisy na czacie i notatki pozwalają na określanie celów cząstkowych omawianych projektów. Takie wykorzystanie czatu pozwala na łatwe podsumowanie przeprowadzonej rozmowy. Dodatkowo można wspierać się wykorzystywaniem dedykowanych aplikacji do koordynowania realizacji zadań w ramach określonych celów (np. Planner, Trello).

Niektóre zespoły, realizując pracę zdalnie, zyskują dzięki organizacji krótkich dodatkowych spotkań, które nawiązują lub podsumowują główną konferencję dotyczącą projektu. Wszystko opiera się o komunikację, przy pracy zdalnej należy świadomie kreować możliwości pracy zespołowej, zależnie od potrzeb firmy.

W zespołach roboczych w Teams warto dzielić się plikami, co ułatwi dostęp do niezbędnych informacji w jednym miejscu.

Dostosowanie obszaru roboczego

Produktywność dzięki Teams

Dzięki narzędziom, które daje Teams, łatwo wdrożyć się do środowiska pracy zdalnej, niezależnie czy jest to stałe rozwiązanie lub sytuacja przejściowa. Teams jako element Office 365 pozwala na zwiększenie produktywności, zdynamizowanie tempa prac nad projektami, które do ukończenia potrzebują komunikacji zespołu.