Microsoft 365 vs. Office 2021

Dwie propozycje od Microsoft

Decyzja o wyborze odpowiedniego oprogramowania biurowego jest jednym z kluczowych elementów strategii technologicznej każdej firmy.

Dwie najpopularniejsze opcje oferowane przez Microsoft to Microsoft 365 (subskrypcja w chmurze) oraz Office 2021 (licencja wieczysta).

Choć na pierwszy rzut oka różnice mogą wydawać się niewielkie, wybór pomiędzy nimi znacząco wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, efektywność pracy oraz koszty.

W tym wpisie przedstawimy najważniejsze różnice między tymi rozwiązaniami, a także korzyści, jakie oferuje Microsoft 365 dla użytkowników biznesowych.

Microsoft 365 – chmurowa rewolucja w biurze

Microsoft 365 to subskrypcyjna wersja oprogramowania, która oferuje dostęp do pełnych wersji aplikacji biurowych (Word, Excel, PowerPoint i inne) oraz szeregu narzędzi w chmurze.

•  Subskrypcja miesięczna lub roczna – model opłat w systemie abonamentowym.
•  Regularne aktualizacje – dostęp do najnowszych funkcji, poprawek i wersji oprogramowania.
•  Integracja z chmurą – pliki i dane przechowywane w OneDrive, z dostępem z dowolnego miejsca.
•  Dostęp wieloplatformowy – możliwość pracy na komputerze, tablecie i smartfonie.
•  Zaawansowane funkcje współpracy – m.in. Microsoft Teams, współdzielenie dokumentów i edycja w czasie rzeczywistym.

Microsoft Office 2021 – klasyka w nowej odsłonie

Office 2021 to jednorazowy zakup licencji wieczystej, który pozwala użytkownikowi na instalację aplikacji na jednym urządzeniu. Cechy charakterystyczne opisujemy poniżej.

•  Stała opłata – brak konieczności odnawiania licencji.
•  Brak aktualizacji – oprogramowanie otrzymuje jedynie poprawki bezpieczeństwa, ale nie nowe funkcje.
•  Ograniczenia sprzętowe – licencja przypisana do konkretnego urządzenia.
•  Brak integracji z chmurą – użytkownicy mogą korzystać z lokalnego przechowywania plików.

Kluczowe różnice dla użytkowników biznesowych

Koszty i elastyczność

Subskrypcja Microsoft 365 rozkłada koszty w czasie i zapewnia elastyczność w dostosowywaniu liczby użytkowników. Przykładowo, firma może szybko zwiększyć liczbę licencji w okresach intensywnej pracy.

Jednorazowy zakup Office 2021 oznacza wysoką opłatę początkową, co może być bardziej kosztowne w przypadku dużej liczby użytkowników. Brak elastyczności utrudnia skalowanie.

Aktualizacje i bezpieczeństwo

Użytkownicy Microsoft 365 zawsze korzystają z najnowszej wersji oprogramowania, co eliminuje konieczność ręcznego wdrażania aktualizacji. Regularne poprawki bezpieczeństwa minimalizują ryzyko cyberataków.

Brak nowych funkcji w czasie użytkowania Office 2021 oznacza, że firmy mogą pracować na przestarzałym oprogramowaniu, co może obniżyć produktywność i zwiększyć podatność na zagrożenia.

Współpraca zespołowa

Narzędzia w Microsoft 365 takie jak Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym. Pracownicy mogą edytować ten sam dokument jednocześnie, niezależnie od lokalizacji.

Współpraca w Office 2021 odbywa się głównie przez przesyłanie plików e-mailem, co jest mniej efektywne i sprzyja tworzeniu wielu wersji tego samego dokumentu.

Mobilność i dostęp wieloplatformowy

Aplikacje Microsoft 365 są dostępne na różnych urządzeniach – od komputerów po smartfony. Praca zdalna lub z różnych lokalizacji staje się łatwa i płynna.

Oprogramowanie Office 2021 działa tylko na urządzeniu, na którym zostało zainstalowane. Ogranicza to możliwość pracy zdalnej.

Narzędzia dodatkowe

Microsoft 365 zapewnia dostęp do takich funkcji jak analiza danych w Excelu (Power Query), automatyzacja procesów (Power Automate) czy zaawansowana ochrona danych (Microsoft Defender for Office 365).

Office 2021 charakteryzuje się brakiem wsparcia wyżej wspomnianych narzędzi.

Korzyści wdrożenia Microsoft 365 w firmie

Poprawa produktywności zespołów

Microsoft 365 umożliwia łatwą współpracę między pracownikami. Dzięki funkcjom takim jak współdzielenie dokumentów i wideokonferencje w Microsoft Teams, zespoły mogą szybciej podejmować decyzje i efektywniej realizować projekty.

Redukcja kosztów IT

Dzięki modelowi subskrypcyjnemu firma unika kosztów związanych z zakupem nowych licencji i modernizacją sprzętu.

Aktualizacje w chmurze eliminują potrzebę wsparcia IT przy wdrażaniu nowych wersji oprogramowania.

Skalowalność

Microsoft 365 pozwala łatwo dostosować liczbę użytkowników do bieżących potrzeb, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.

Mobilność i praca hybrydowa

Dostęp do aplikacji i plików z dowolnego urządzenia pozwala pracownikom pracować zdalnie lub w podróży, co zwiększa elastyczność organizacji.

Zwiększone bezpieczeństwo

Microsoft 365 oferuje zaawansowane funkcje ochrony danych, takie jak szyfrowanie dokumentów, ochrona przed phishingiem czy możliwość zdalnego usuwania danych z urządzeń zgubionych lub skradzionych.

Wybór między Microsoft 365 a Office 2021

Wybór między Microsoft 365 a Office 2021 zależy od potrzeb i strategii firmy.

Microsoft 365 jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw ceniących elastyczność, mobilność, współpracę zespołową i dostęp do najnowszych technologii.

Office 2021 może być opcją dla firm o bardzo ograniczonych wymaganiach technologicznych i stałym, przewidywalnym środowisku pracy.

Dla większości dużych organizacji, które stawiają na rozwój i innowacje, Microsoft 365 oferuje znacznie większe korzyści, umożliwiając efektywną pracę w nowoczesnym, zdalnym i hybrydowym świecie.