Model Outsourcing IT dla firmy

Wyzwania stojące przed informatykiem w firmie

Porównanie dwóch popularnych rozwiązań

W dzisiejszym wpisie zajmiemy się porównaniem dwóch możliwych rozwiązań dotyczących obsługi IT dla firmy. Omówimy sytuację posiadania własnego informatyka w przedsiębiorstwie oraz korzystania z usługi Outsourcing IT świadczonej przez wyspecjalizowaną firmę będącą zewnętrznym partnerem IT w zakresie ustalonym przez zleceniodawcę.

Informatyk w strukturze organizacyjnej

W rozważaniach celowo wykorzystamy bardzo popularny w wielu polskich firmach model organizacji działu IT, opierający się na posiadaniu jednej osoby (specjalisty ds. IT – informatyka) odpowiedzialnej za wszystkie obszary IT w firmie.

Skupimy się na przypadkach, w których informatyk zaangażowany jest w sprawy IT na pełen etat, więc zakładamy, że mamy do czynienia z przedsiębiorstwem lub instytucją, która posiada kilkadziesiąt stacji roboczych (np. od 50 komputerów wzwyż), korzysta z rozwiązań serwerowych w lokalnej infrastrukturze, posiada dobrane do swoich potrzeb oraz wdrożone rozwiązania dotyczące bezpieczeństwa sieciowego.

Wiedza dotycząca wielu obszarów IT

Pierwszą sprawą, która rzuca się w oczy w dzisiejszym świecie IT, jest mnogość obszarów wiedzy, w których trzeba się bardzo dobrze orientować, by być w stanie realizować samodzielnie opiekę informatyczną dla firmy.

Jeśli mówimy o wzięciu pełnej odpowiedzialności za sprawy IT w firmie przez informatyka, to w zasadzie oczekujemy zaawansowania na poziomie profesjonalnym w obszarach takich jak: sieci komputerowe (konfiguracja urządzeń sieciowych, sieci WiFi, bezpieczeństwo sieciowe, budowa infrastruktury sieciowej, dostęp zdalny i VPN, wysoka dostępność sieci), rozwiązania serwerowe (wirtualizacja, serwery plików, backup i archiwizacja, budowa infrastruktury serwerowej, bezpieczeństwo serwerowe, serwery poczty e-mail), helpdesk.

Konieczność nieustannej aktualizacji wiedzy

Warto mieć na uwadze, że niektóre firmy wymagają od swojego informatyka dodatkowego angażowania się w sprawy dotyczące utrzymania i rozwoju strony internetowej, systemów CRM, wykonywania prac programistycznych, itp.

Rozrost wiedzy w poszczególnych obszarach informatyki, poziom skomplikowania, szybkość zmian i konieczność ciągłej aktualizacji wiedzy, rozwijania umiejętności oraz szkolenia się, powoduje, że coraz trudniej pozyskać do firmy pracownika na stanowisko informatyka, który zapewni bezpieczeństwo i wydajność infrastruktury IT we wszystkich niezbędnych obszarach.

Aktualizacja wiedzy związanej ze sprzętem, oprogramowaniem, bezpieczeństwem IT, to jedno co wydaje się niezbędne. Druga sprawa to możliwość sprawdzania i testowania w praktyce rozwiązań IT, które wchodzą do użytku. Informatyk zaangażowany w sprawy IT w jednej firmie, posiada ograniczone szanse by próbować nowe rozwiązania IT i zdobywać wiedzę poprzez doświadczenie.

Znacznie łatwiej jest być na bieżąco, gdy posiada się dostęp do szkoleń organizowanych przez dystrybutorów rozwiązań IT, otrzymuje się urządzenia oraz oprogramowanie do testów, uczestniczy się we wdrożeniach rozwiązań w innych organizacjach. Szansa by przećwiczyć i nauczyć się danych rozwiązań, wymienić doświadczeniami z innymi inżynierami IT, jest znacznie większa w zespole inżynierów firmy świadczącej obsługę IT na zasadzie Outsourcingu IT.

Cel to bezpieczeństwo IT dla firmy

Świadomość potencjalnych zagrożeń dla bezpieczeństwa i wydajności systemów informatycznych w firmie jest ważnym czynnikiem wpływającym na decyzje dotyczące stosowanych rozwiązań IT oraz wprowadzanych zmian.

W obliczu wielu przykładów firm, które poniosły straty z powodu ataków ransomware w ostatnim czasie, dążenie do zapewnienia bezpieczeństwa IT powinno stać się priorytetem. Bezpieczeństwo informatyczne firmy to proces, to ciągłe dążenie do poprawy, aktualizowanie stosowanych rozwiązań oraz wdrażanie nowych, konsekwentne realizowanie ustalonych procedur i postępowanie zgodnie z przyjętymi oraz wypracowanymi w firmie politykami bezpieczeństwa, reagowanie natychmiast na wszelkie zdarzenia dotyczące bezpieczeństwa IT.

Integracja rozwiązań z różnych obszarów IT w celu zapewnienia bezpieczeństwa

Oprócz niebezpieczeństw związanych ze złośliwym oprogramowaniem, takich jak ransomware, spyware, malware, rootkit, istotnym problemem stają się pojawiające się coraz częściej ataki hackerskie na sieci WiFi w firmach. Ważne by stosować odpowiednie zabezpieczenia, a najlepiej takie, które zintegrowane będą z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w infrastrukturze IT.

Ponownie pojawia się oczekiwanie, by informatyk w firmie był w stanie integrować nowoczesne rozwiązania sieciowe i serwerowe (np. możliwość wykorzystania poświadczeń dla sieci przewodowej i bezprzewodowej wspólnych z AD DS, co skraca czas poświęcany na administrację oraz eliminuje możliwość nieautoryzowanego dostępu do sieci już na poziomie warstwy dostępu do sieci). Idealnie, gdyby sieć oraz usługi objęte były monitoringiem IT, który pozwala na wykrywanie awarii oraz przyspiesza reagowanie na problemy.

System kopii bezpieczeństwa

Każda duża firma powinna mieć wdrożoną politykę dotyczącą kopii zapasowych, która będzie zapewniać bezpieczeństwo w przypadku utraty lub zniszczenia danych. Nie tylko czynniki zewnętrzne mogą prowadzić do konieczności korzystania z backupu – użytkownicy systemów informatycznych w firmie często sami powodują sytuacje, które wymagają odtworzenia danych.

Znajomość nowoczesnych, zautomatyzowanych i sprawdzonych rozwiązań służących do zapewnienia bezpieczeństwa kopii zapasowych jest dziś koniecznością dla każdego specjalisty IT, który samodzielnie ponosi odpowiedzialność za funkcjonowanie IT w firmie i powinien być w stanie wdrożyć plan na backup dla firmy. Zarządzanie systemem kopii bezpieczeństwa staje się jednym z najważniejszych zadań, przy czym warto też mieć na uwadze ciągłą gotowość do wykonywania próśb o przywracanie danych.

Przeciwdziałanie kradzieży danych firmowych

Odpowiedzialność za IT w dużej firmie uwzględnia również przeciwdziałanie kradzieży ważnych danych firmy przez osoby spoza organizacji lub przez niepowołane osoby z własnej organizacji (np. odchodzący pracownicy, osoby posiadające czasowo dostęp do wybranych zasobów infrastruktury IT, itp.).

Odpowiednie przygotowanie bezpiecznych serwerów plików oraz polityki bezpieczeństwa danych w organizacji jest podstawą bezpieczeństwa w zakresie udostępniania i przechowywania plików przez pracowników. Standardem w nowoczesnym środowisku informatycznym jest nieprzechowywanie danych na stacjach roboczych – wykorzystywane i tworzone przez pracowników pliki powinny być na serwerze pod opieką administratora, co dodatkowo wpisuje się w plan na backup w firmie. Wdrożenie optymalnych, dobranych do potrzeb firmy rozwiązań w zakresie zarządzania dostępem do danych w organizacji wymaga doświadczenia i kompleksowego spojrzenia, wykorzystując narzędzia z różnych obszarów IT.

Dostosowywanie się do potrzeb informatycznych dużej firmy

Trudno oczekiwać, że pojedyncza osoba w dziale IT będzie w stanie zrealizować w dłuższym okresie, nieprzerwanie, wszystkie działania niezbędne do utrzymania odpowiedniego poziomu obsługi i bezpieczeństwa dla dużej firmy lub instytucji, szczególnie, że mogą pojawić się sytuacje wymagające jednoczesnej pracy kilku inżynierów IT.

Redundancja w zakresie dostępnej kadry IT pozwala zarządowi przedsiębiorstwa na większą swobodę przy podejmowaniu decyzji uwzględniających dodatkowe obowiązki dla działu IT. Planowanie działań skokowo obciążających kadrę IT w krótkim czasie (np. wymiana komputerów dla wszystkich współpracowników, przygotowanie nowego oddziału lub siedziby, relokacja IT, wdrożenie lub zmiana systemu ERP, zakup innej spółki, itp) nie jest problemem w sytuacji korzystania z partnera IT na zasadzie Outsourcingu IT, który może w każdej chwili udostępnić określoną liczbę specjalistów do realizacji zlecenia lub projektu IT dla Klienta, dzięki czemu zadanie może zostać wykonane w czasie znacznie krótszym niż w sytuacji opierania się na możliwościach dodatkowego działania przez pojedynczego informatyka w firmie.

Dążenie do specjalizacji w wybranym obszarze IT

Spostrzeżenia związane z osobami zawodowo związanymi z IT wskazują, że najczęstszym zjawiskiem w zakresie rozwoju zawodowego jest dążenie do specjalizacji w wybranym, preferowanym obszarze IT. W naszym zestawieniu dwóch konkurencyjnych rozwiązań organizacji obsługi IT dla firmy, warto wziąć pod uwagę nieuchronne zjawisko dotyczące dążenia do specjalizacji i wymuszonych przez to decyzji związanych ze ścieżką zawodową informatyka w firmie.

Jeśli uda się pozyskać do kadry w firmie inżyniera IT, który będzie w stanie profesjonalnie prowadzić wszystkie obszary IT dla firmy w stopniu zapewniającym bezpieczeństwo i efektywność (sieci komputerowe, rozwiązania serwerowe, helpdesk), warto mieć na uwadze, że zmiany na rynku pracy promują inżynierów silnie wyspecjalizowanych. Co to oznacza? Najprawdopodobniej trzeba uwzględnić zmiany kadrowe, co pewien czas, związane z rozwojem zawodowym informatyka i dążeniem do specjalizacji, która przynosi atrakcyjne warunki finansowe dla inżyniera IT. Zmiany generują koszt po stronie przedsiębiorstwa związany z pozyskaniem nowego informatyka oraz wdrożeniem na stanowisko pracy.

Z jednej strony, na poczucie niestabilności, jeśli chodzi o współpracę z informatykiem w firmie, wpływa niska podaż specjalistów na rynku pracy oraz dynamiczne poszukiwania specjalistów w obszarach wysokich kompetencji IT, z drugiej strony, często zauważa się, po pewnym czasie doświadczenia, unikanie przez informatyka obowiązków związanych z helpdeskiem, czyli wsparciem użytkowników w firmie. Obowiązki helpdesk są czasochłonne, powtarzalne, wymagające cierpliwości, dobrej komunikacji, dlatego po pewnym czasie są postrzegane jako mniej atrakcyjne i odsuwane na dalszy plan w rywalizacji z możliwością rozwijania się w wąskiej dziedzinie IT.

Standaryzacja stosowanych rozwiązań

Jeśli firma posiada informatyka, który spełnia oczekiwania i potrafi wszechstronnie zadbać o wszystkie aspekty bezpieczeństwa IT, warto zadbać mimo wszystko o standaryzację rozwiązań. Gdy u jedynego specjalisty IT w firmie pojawi się dążenie do specjalizacji w ramach umiejętności wymagających wysokich kompetencji, które finalnie spowoduje odejście z organizacji, mniejsza liczba rozwiązań autorskich, istnienie dokumentacji (mapa usług, sieci, inwentaryzacja sprzętu), ułatwi wdrożenie nowej osoby lub sprawne przejęcie obsługi przez firmę IT. Celem jest zagwarantowanie płynnego funkcjonowania IT niezależnie od zmian kadrowych lub organizacyjnych.

Dyspozycyjność inżyniera IT

Ile tygodni w roku firma może działać bez obsługi IT?

Przyglądając się cechom właściwego dla swojej firmy rozwiązania w zakresie obsługi IT, warto uświadomić sobie jaki jest poziom dyspozycyjności. W przypadku usługi Outsourcing IT sprawa jest jasna – wszystko ustalone jest w umowie outsourcingowej, która obliguje partnera IT nie tylko do świadczenia usług informatycznych bez okresowych przerw (brak urlopów, zwolnień lekarskich, itp.), ale również gwarantuje określony czas reakcji na awarię.

W przypadku posiadania informatyka współpracującego z firmą w oparciu o umowę o pracę, można przyjąć, że w praktyce dyspozycyjność to średnio 7,5 godziny w dniu roboczym (zgodnie z kodeksem pracy) przez około 11 miesięcy w roku (urlop wypoczynkowy stanowi łącznie ponad miesiąc), uwzględniając założenie, że osoba nie jest zmuszona, by korzystać z urlopów chorobowych.

Czy przerwy w dostępie do specjalisty IT są akceptowane?

Podejmując decyzję warto zatem uwzględnić swój poziom akceptacji dla ewentualnego braku opieki nad sprawami IT w firmie spowodowanymi urlopami lub absencją specjalisty ds. IT. Tak jak wspomnieliśmy, w naszych rozważaniach zestawiamy dwa przykłady rozwiązań dla firmy: Outsourcing IT versus informatyk.

Jeśli zakładamy, że jednym z wyborów dla średniej wielkości firmy lub instytucji jest opieranie się na pojedynczej osobie w dziale IT, wówczas należy mieć świadomość występowania okresów bez aktywnej opieki IT. Nawet przy zastosowaniu najnowszych i sprawdzonych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa IT, w sytuacji braku dostępu do osoby obsługującej sprawy IT, trzeba się liczyć z czynnikiem stresu.

Co z okresem wypowiedzenia?

Współpraca z partnerem IT w formule Outsourcing IT daje przedsiębiorstwu komfort w postaci dowolności kształtowania warunków, również tych, które związane są z ewentualnym zakończeniem współpracy. Okres wypowiedzenia można oznaczyć dowolnie, w taki sposób by zabezpieczyć firmę i umożliwić bezproblemowe przeprowadzenie zmian.

Inaczej jest w przypadku zatrudnienia informatyka na umowę o pracę. Okres wypowiedzenia definiuje kodeks pracy i należy liczyć się z tym, że ewentualne odejście informatyka nie z winy organizacji może pozostawić bardzo niewiele czasu na zorganizowanie zastępstwa i wdrożenie do pracy.

Modele współpracy w ramach Outsourcingu IT

Pełna obsługa informatyczna dla firmy

Outsourcing IT staje się coraz bardziej popularnym wyborem przedsiębiorstw w obliczu dynamicznie zmieniających się warunków zewnętrznych wpływających na poziom trudności działań związanych z ciągłym zapewnianiem ochrony danych oraz bezpieczeństwa IT dla firmy. Wyspecjalizowana firma IT świadczy obsługę informatyczną w zakresie, który ustalony jest z Klientem.

Jedną z możliwości jest przekazanie wszystkich obowiązków związanych z utrzymaniem infrastruktury IT oraz zapewnieniem wydajności i bezpieczeństwa informatycznego dla zewnętrznego partnera IT.

Sprawnie działające IT jako wsparcie dla biznesu

Pełna obsługa informatyczna to częsta sytuacja, jeśli chodzi o Outsourcing IT świadczony dla przedsiębiorstw świadomych swoich potrzeb informatycznych, dynamicznie rozwijających się i wymagających wsparcia w zakresie profesjonalnej obsługi informatycznej, która jest warunkiem koniecznym dla bezproblemowego realizowania przyjętej strategii rozwoju biznesu.

Usługi muszą być realizowane profesjonalnie, pojawia się ciągła weryfikacja jakości obsługi, dzięki wypracowanemu modelowi współpracy i komunikacji, zewnętrzny dział IT na bieżąco dostosowuje zakres pracy do potrzeb Klienta oraz planuje kolejne kroki w zakresie realizacji przyjętej strategii IT dla przedsiębiorstwa.

Zarządzanie siecią komputerową i administracja serwerami

Zaletą współpracy w modelu Outsourcing IT jest możliwość dowolnego kształtowania zakresu obowiązków partnera IT. Zdarza się, że przedsiębiorstwo rezerwuje pewne obszary odpowiedzialności za funkcjonowanie IT dla firmy zewnętrznej (np. zarządzanie siecią komputerową, administracja usługami i serwerami, zarządzanie licencjami), pozostawiając obsługę użytkowników w rękach własnego informatyka. Taki łączony model współpracy zabezpiecza Klienta w kontekście działań wymagających wysokich kompetencji, a jednocześnie pozwala na szukanie optymalizacji w zakresie budżetu związanego z działaniami w obszarze helpdesk.

Opisywana formuła współpracy najczęściej ma związek z wcześniejszym zleceniem dotyczącym wdrożenia nowych rozwiązań służących bezpieczeństwu i wydajności sieci komputerowej oraz działania infrastruktury serwerowej, jakie doświadczony partner IT przygotował i zrealizował zgodnie z potrzebami Klienta.

Rozwiązanie niesie ze sobą dodatkowy czynnik komfortu związany z elastycznością partnera IT, jeśli chodzi o dostosowywanie się do wymagań przedsiębiorstwa na bieżąco, realizację projektów IT, zapewnianie obsługi w sytuacjach wymagających skokowego zwiększenia liczby zaangażowanych inżynierów IT, doradztwo i wsparcie przy podejmowaniu decyzji związanych z rozwiązaniami IT.

Korzyści z Outsourcingu IT dla firmy

Pełna kontrola kosztów

Współpraca partnera IT z Klientem w modelu Outsourcing IT opiera się na stałym, miesięcznym abonamencie, który dostosowany jest do potrzeb informatycznych firmy. Rozwiązanie takie daje pełną przewidywalność oraz kontrolę kosztów. W sytuacji, gdy liczba godzin w danym okresie rozliczeniowym jest większa od ustalonej w miesięcznej subskrypcji (np. z powodu dodatkowych zleceń), wówczas dodatkowe godziny rozliczane są według przyjętej stawki godzinowej. Zleceniodawca może zażyczyć sobie, by w przypadku przekroczenia ustalonej granicznej wartości liczby godzin przesyłane było zapytanie o akceptację dalszego działania w danym miesiącu.

Warto zwrócić uwagę na usługi dodane jakie powinny znajdować się w ofercie profesjonalnej firmy świadczącej Outsourcing IT. Przejrzysty system sprawozdań z wykonywanych prac w danym miesiącu udostępnia Klientowi pełną wiedzę na temat aktywności zaangażowanych w obsługę inżynierów i wnosi poczucie kontroli nad kosztami związanymi z wykonywaną przez partnera IT usługą.

Konsekwencją zaangażowania we współpracę jest przygotowywanie dla Klienta, na każdy nadchodzący sezon współpracy, budżetu IT, który w precyzyjny sposób przedstawia wszystkie koszty związane z utrzymaniem infrastruktury IT w firmie (niezbędne zakupy sprzętu, odnowienia licencji, umowy z dostawcami usług, itd.).

Dostęp do doświadczonych inżynierów IT

Outsourcing IT jest atrakcyjny w zakresie zapewnienia Klientowi dostępu do certyfikowanych inżynierów, którzy są specjalistami w swoich dziedzinach IT, posiadając umiejętności poparte praktyką. Co ważne firma zlecająca obsługę nie ponosi kosztów zatrudnienia (wypłaty wynagrodzenia, składki ZUS), kosztów rekrutacji, kosztów wyposażenia pracowników w niezbędny sprzęt lub oprogramowanie, kosztów szkoleń. Doświadczenie oddelegowanych do obsługi Klienta inżynierów umożliwia wysoką efektywność wykorzystania zakontraktowanego czasu – zleceniodawca nie musi się przejmować zużyciem godzin na poszukiwanie rozwiązań oraz naukę.

Ciągłość opieki nad systemem informatycznym

Firma, która realizuje zarządzanie infrastrukturą IT jako podstawowy obszar działalności, w ramach obsługi, przygotowuje pełną dokumentację opisującą budowę i działanie systemów informatycznych, stan sprzętu, licencji, oprogramowania. Dla Klienta tworzone są dostosowane do uwarunkowań wymagane procedury oraz polityki bezpieczeństwa.

Wykluczenie ryzyka związanego z odejściem własnego informatyka chroni firmę przed niedogodnościami związanymi ze zmianami personalnymi oraz zapewnia poczucie ciągłości opieki nad systemem IT. Nie ma uzależnienia od dyspozycyjności jednej osoby w zakresie posiadania opieki IT.

Doświadczony partner IT, już po krótkim czasie współpracy, powinien być w stanie przedstawić kierunki i cele, do których powinno zmierzać IT w firmie Klienta. Tworzony jest zarys docelowych rozwiązań, do których powinna zmierzać ewolucja infrastruktury IT w firmie wraz z rozplanowaniem działań w czasie. Późniejsze wdrożenia i zakupy dokonywane są zgodnie z przyjętym planem. Standaryzacja stosowanych rozwiązań, kompatybilność sprzętu i oprogramowania, wsparcie producentów rozwiązań IT, pozwala zapewnić kontynuację obsługi informatycznej dla firmy niezależnie od partnera IT.

Prowadzenie projektów IT

Outsourcing IT to rozwiązanie charakteryzujące się dla wielu firm nie tylko wyższą efektywnością kosztową od posiadania własnego działu IT, ale również niosące udogodnienia w postaci możliwości realizacji zaawansowanych projektów IT w ramach współpracy z partnerem IT.

Obszary specjalizacji w kadrze inżynierów firmy świadczącej obsługę IT, pozwalają na integrację rozwiązań z wielu dziedzin informatyki w ramach realizacji projektów, wykorzystując najnowocześniejsze oprogramowanie oraz rozwiązania sprzętowe. Projekty IT prowadzone są zgodnie z zakładanym harmonogramem i kosztami, podczas wdrożeń rozwiązywane są kwestie techniczne stawianych w ramach projektu zadań.

Odpowiedzialność za działanie infrastruktury IT

Zorganizowanie obsługi informatycznej dla firmy na zasadzie zewnętrznego działu IT w oparciu o współpracę b2b z partnerem IT to nie tylko zapewnienie natychmiastowej pomocy z wykorzystaniem dostępu zdalnego oraz na miejscu u Klienta w razie pojawienia się alertów lub awarii. Warto zwrócić uwagę na często pomijaną kwestię ewentualnej odpowiedzialności związanej z naprawą szkód lub błędów związanych z prowadzeniem opieki informatycznej. Profesjonalna firma oferująca usługi Outsourcingu IT posiada wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które zabezpiecza Klienta na wypadek roszczeń związanych z pojawieniem się szkody. Zakres odpowiedzialności jest znacznie większy niż w przypadku własnego działu IT.

Dobry wybór firmy informatycznej

Decyzje o długofalowym oddziaływaniu na komfort

Decyzje dotyczące rozwiązań IT stosowanych w firmie są ważne i oddziałują długofalowo na komfort korzystania z infrastruktury IT przez pracowników oraz bezpieczeństwo danych.

Obserwacje pokazują, że w wielu przedsiębiorstwach do większych zmian w zakresie IT podchodzi się z rezerwą, odsuwając w czasie ewentualne ustalenia, pozostając z wypracowanymi przez poprzednie lata rozwiązaniami do czasu, aż pojawi się większy lub mniejszy problem (awaria systemu, utrata danych, ataki ransomware, wymogi RODO, odejście pracownika, itp.). Wówczas pojawia się motywacja i potrzebne jest szybkie działanie, szuka się dostępnych w krótkim czasie rozwiązań, pojawia się nagłe wdrażanie zmian i poprawek, co nie zawsze sprzyja optymalnym decyzjom, generuje stres i niepewność.

Najlepiej wdrażać zmiany IT zanim pojawią się problemy

Wyżej opisana ścieżka postępowania nie jest zalecana. Warto uświadomić sobie, że utrzymanie bezpiecznej infrastruktury IT staje się coraz bardziej skomplikowanym procesem ze względu na zagrożenia zewnętrzne, a jednocześnie wydajna i bezpieczna infrastruktura IT jest warunkiem koniecznym, by z sukcesem prowadzić biznes. Trzeba przyglądać się stosowanym w firmie rozwiązaniom i wdrażać właściwe zmiany zanim pojawią się możliwe do przewidzenia problemy.

Rozwiązania, które jeszcze kilka lat temu były dobre, przy dynamice jaka towarzyszy zmianom w IT, dziś są już przestarzałe i najczęściej niebezpieczne. System informatyczny w przedsiębiorstwie jest tak bezpieczny, jak najsłabsze jego ogniwo, dlatego warto z wyprzedzeniem przyjrzeć się stosowanym w firmie rozwiązaniom IT i ocenić potrzeby zmian. Kadra zarządzająca w przedsiębiorstwie nie będzie w stanie samodzielnie ocenić poziomu zabezpieczeń i wydajności IT, warto więc skorzystać z możliwości zlecenia audytu IT lub uzyskania bezpłatnego przeglądu infrastruktury IT w ramach przygotowania oferty obsługi informatycznej.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera IT

W Poznaniu i Wielkopolsce funkcjonuje wiele firm świadczących obsługę informatyczną dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Różnią się liczebnością zespołu inżynierów IT, stażem działania w branży, stosowanymi rozwiązaniami organizacyjnymi, liczbą i wielkością obsługiwanych Klientów, zakresem realizowanych w ramach obsługi informatycznej zadań. Na pewno nie jest łatwo na pierwszy rzut oka dokonać wyboru właściwej firmy IT do obsługi przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli wybór dokonywany jest przez osobę ze świata biznesu, która nie specjalizuje się w IT.

Dlatego warto bacznie przyjrzeć się dotychczasowym osiągnięciom potencjalnego partnera IT dla swojego przedsiębiorstwa, sprawdzić główny obszar działalności firmy oraz zakres proponowanej współpracy, zapoznać się z modelem pracy z Klientami, poprosić o referencje, dowiedzieć się z jakimi producentami rozwiązań IT współpracuje na zasadzie partnerstwa technologicznego (gwarancja szkoleń oraz certyfikatów inżynierów). Warto ocenić w jakim stopniu potencjalny Klient na etapie zapytania otrzymuje indywidualnie przygotowaną, dostosowaną do potrzeb ofertę oraz jaki jest poziom poświęconej uwagi.

Doświadczone firmy IT będą w stanie kompleksowo prowadzić obsługę informatyczną i nie będą wyłączały niczego z zakresu możliwej współpracy, oferując doradztwo i konsultacje. Zaletą współpracy z profesjonalną firmą IT jest wysoki poziom kompetencji, co ułatwia realizację projektów, modernizację środowiska IT, integrację rozwiązań sieciowych oraz serwerowych dla Klienta. Redundancja personelu realizującego obsługę będzie niewątpliwie dodatkowym atutem. Dla wielu Klientów wymogiem jest komunikacja w języku angielskim, warto w tym zakresie również upewnić się, czy partner IT spełnia kryterium.

Warto wybrać firmę znaną z aktywnego podejścia i zaangażowania w obsługę, dobrze ocenianą przez Klientów. To o tyle istotne, że partner IT będzie miał za zadanie dbać o IT na bieżąco, ale również uczestniczyć w rozwoju infrastruktury informatycznej w ujęciu długofalowym, zapewniając sprawne środowisko IT wspierające biznes.

Na zakończenie

Celem jest zwrócenie uwagi na nowe rozwiązania

Treść wpisu miała na celu zwrócenie uwagi na najważniejsze aspekty związane z dwoma konkurencyjnymi rozwiązaniami jakimi są posiadanie jednoosobowego działu IT w strukturze przedsiębiorstwa oraz korzystanie z obsługi informatycznej jako usługi oferowanej przez wyspecjalizowaną firmę IT. Zmiany zachodzą coraz wyraźniej, Outsourcing IT zaczyna wypierać rozwiązanie popularne w przeszłości, głównie ze względu na zapewnianie lepszego poziomu bezpieczeństwa i sprawności działania systemu informatycznego oraz gwarancję ciągłości opieki. Nie bez znaczenia pozostaje czynnik kosztowy, który w przypadku usług zewnętrznych wypada bardzo atrakcyjnie dla zleceniodawcy.

Bezpieczeństwo IT jest priorytetem

Interesujące jest to, że stan, jaki całkiem często daje się zauważyć w wielu firmach stosujących opiekę IT w oparciu o posiadanie własnego informatyka, to utrzymywanie nieaktualnych rozwiązań IT, które jeszcze kilka lat temu były standardem, jednak dziś już nie zapewniają odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i powinny zostać zmienione.

To ciekawe spostrzeżenie, które może wydawać się na pierwszy rzut oka kontrowersyjne, po głębszej analizie doprowadza do interesujących wniosków. Jak to możliwe, że mając specjalistę ds. IT od wielu lat w firmie, infrastruktura jest w stanie niespełniającym wymogów bezpieczeństwa?

Na odpowiedź składa się zwykle kilka czynników związanych z charakterystyką funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz samym modelem organizacji opieki IT.

Motywacja do wdrażania zmian IT

Tkwienie w korzystaniu ze zdezaktualizowanych rozwiązań jest często spowodowane poziomem zapracowania działającego w pojedynkę informatyka, który zajmując się każdym obszarem IT, większość czasu przeznacza na rozwiązywanie bieżących problemów.

Obciążenia związane z dodatkowymi sprawami, które na przestrzeni czasu doszły do zakresu obowiązków, powodują, że brakuje możliwości by spojrzeć z dystansem na całość infrastruktury, przetestować bezpieczeństwo, zaplanować strategiczne zmiany.

Wizja przygotowywania i wdrażania zmian może kojarzyć się z dodatkowym natłokiem pracy. Modernizacja infrastruktury IT wymaga nie tylko energii i czasu na przeprowadzenie zmian, ale również sporej dawki dodatkowej komunikacji i przekonywania osób decyzyjnych w organizacji do zaangażowania niezbędnych środków.

Pozyskiwanie wiedzy i doświadczenia

Często brak doświadczenia z nowymi rozwiązaniami, brak łatwego dostępu do szkoleń organizowanych dla partnerów firm technologicznych, utrudnia zdolność do krytycznego przeprowadzenia oceny poziomu zabezpieczeń zanim pojawi się negatywne zdarzenie, awaria, atak, itp.

Potrzebne jest doświadczenie we wdrażaniu zmian oraz formułowaniu strategii IT. Każda zmiana IT rodzi ze sobą konieczność ustalenia budżetu, co może spotykać się z reakcjami po stronie zarządu w firmie, który bez wnikania w szczegóły może blokować lub utrudniać modyfikacje rozwiązań IT, krytycznie patrzeć na dążenie do zmian generujących pozycje kosztowe.

Szczególnie w sytuacji, gdy informatyk nie posiada przećwiczonej ścieżki migracji do nowszych rozwiązań, nie posiada narzędzi do precyzyjnego określania kosztów lub nie może zagwarantować powodzenia zmiany realizowanej samodzielnie.

Specjalizacja czy rozszerzony zakres działania?

Brak możliwości by koncentrować się na wąskiej dziedzinie IT i konfrontować rozwiązania stosowane w różnych infrastrukturach IT, powoduje, że nawet najlepszy uniwersalny fachowiec, zajmujący się wszystkim, nie poradzi sobie z zachodzącym tempem zmian. Nie będzie więc w stanie zapewnić najlepszych rozwiązań IT, które będą mieściły się w zakresie ekonomicznego uzasadnienia i jednocześnie gwarantowały odpowiedni przyrost bezpieczeństwa względem dotychczasowych.

Specjalista w wąskiej dziedzinie IT ma zawsze łatwiej by utrzymywać wiedzę na zaktualizowanym poziomie w swojej dziedzinie informatyki. Szansa, by realizować aktywność w zespole inżynierów IT, prowadzić projekty wspólnie, rozwiązywać najtrudniejsze problemy z pomocą doświadczonych osób, daje zdecydowanie przewagę nad pojedynczym informatykiem w firmie, który musi sobie radzić sam, często w izolacji od innych i bez wsparcia zarządu.

Praca zespołowa się sprawdza

Skuteczność Outsourcingu IT bierze się z potencjału, jaki daje posiadanie wielu specjalistów z różnych dziedzin IT. Klient otrzymuje dostęp do całego zespołu w wymiarze, który realizuje potrzeby firmy. Praca zespołowa w zakresie zarządzania infrastrukturą IT jest lepszą drogą do zapewnienia bezpieczeństwa i wydajności IT. Dlatego warto rozważyć taką formę organizacji opieki IT dla firmy lub instytucji, jeśli jest poczucie braku pewności lub komfortu związanego z dotychczasowym rozwiązaniem.