Nextcloud Files w firmie

Dostęp do danych z dowolnego miejsca

Transformacja cyfrowa przedsiębiorstw sprawiła, że dostęp do danych z dowolnego miejsca i możliwość wygodnej współpracy nad dokumentami stały się standardem.

Firmy oczekują dziś od systemów przechowywania plików nie tylko dużej pojemności, ale przede wszystkim bezpieczeństwa, wysokiej dostępności, zgodności z politykami bezpieczeństwa oraz łatwego udostępniania danych użytkownikom zewnętrznym.

Możliwość stosowania public cloud

Wiele organizacji korzysta obecnie z publicznych usług chmurowych, takich jak Microsoft OneDrive, Google Drive czy Dropbox.

Jednak w przypadku średnich i dużych firm coraz częściej pojawiają się wymagania, które powodują, że model public cloud nie zawsze jest możliwy do zastosowania. Dotyczy to szczególnie organizacji:

•  posiadających restrykcyjne polityki bezpieczeństwa,
•  przetwarzających dane wrażliwe,
•  działających w sektorach regulowanych,
•  posiadających własne data center,
•  wymagających pełnej kontroli nad lokalizacją danych,
•  współpracujących z partnerami zewnętrznymi poprzez wymianę dużych ilości plików.

W takich sytuacjach bardzo interesującą alternatywą staje się Nextcloud Files — platforma klasy enterprise umożliwiająca budowę własnej, prywatnej usługi udostępniania i synchronizacji plików w modelu on-premise lub private cloud.

Wdrożenie Nextcloud files w ramach Outsourcing IT

Dla firm korzystających z usług Outsourcing IT wdrożenie Nextcloud Files może stanowić sposób na połączenie:

•  bezpieczeństwa infrastruktury lokalnej,
•  wygody nowoczesnej chmury,
•  pełnej kontroli nad danymi,
•  oraz profesjonalnego utrzymania realizowanego przez zewnętrznego partnera IT.

Czym jest Nextcloud Files?

Nextcloud Files to platforma do:

•  przechowywania,
•  synchronizacji,
•  współdzielenia,
•  zarządzania,
•  oraz bezpiecznego udostępniania plików.

Rozwiązanie może zostać wdrożone:

•  w lokalnym data center firmy,
•  w prywatnej chmurze,
•  w środowisku hybrydowym,
•  lub u zewnętrznego dostawcy usług IT.

Z punktu widzenia użytkownika końcowego system działa podobnie do popularnych usług cloud storage:

•  użytkownicy synchronizują pliki między urządzeniami,
•  korzystają z aplikacji desktopowych i mobilnych,
•  współdzielą dane,
•  pracują zespołowo,
•  tworzą linki do plików dla klientów i partnerów biznesowych.

Kluczowa różnica polega jednak na tym, że firma zachowuje pełną kontrolę nad infrastrukturą i danymi.

Dlaczego firmy szukają alternatywy dla publicznej chmury?

Public cloud jest bardzo wygodny, ale nie zawsze zgodny z wymaganiami organizacji.

W praktyce średnie i duże firmy coraz częściej spotykają się z ograniczeniami dotyczącymi:

•  lokalizacji danych,
•  zgodności z regulacjami,
•  audytów bezpieczeństwa,
•  wymagań klientów,
•  ochrony własności intelektualnej,
•  kontroli dostępu,
•  segmentacji środowisk,
•  integracji z istniejącą infrastrukturą.

W wielu organizacjach polityki bezpieczeństwa wymagają, aby:

•  dane pozostawały w infrastrukturze firmy,
•  system był zarządzany lokalnie,
•  backup znajdował się pod kontrolą organizacji,
•  a dostęp do zasobów był kontrolowany przez wewnętrzne systemy IAM i Active Directory.

W takich sytuacjach wdrożenie platformy on-premise staje się naturalnym kierunkiem rozwoju infrastruktury IT.

Nextcloud Files jako prywatna chmura dla przedsiębiorstwa

Jedną z największych zalet Nextcloud Files jest możliwość budowy prywatnej chmury plików klasy enterprise.

Oznacza to, że organizacja może uzyskać funkcjonalności znane z usług SaaS bez konieczności przenoszenia danych do publicznej chmury.:

•  synchronizację danych,
•  współdzielenie plików,
•  wersjonowanie,
•  dostęp mobilny,
•  pracę zdalną,
•  współpracę zespołową,

To szczególnie istotne dla firm:

•  produkcyjnych,
•  logistycznych,
•  przemysłowych,
•  finansowych,
•  medycznych,
•  prawnych,
•  oraz organizacji posiadających rozbudowane wymagania compliance.

Kontrola nad lokalizacją danych

Dla wielu przedsiębiorstw kluczowe znaczenie ma pełna kontrola nad tym, gdzie znajdują się dane.

W przypadku usług public cloud:

•  dane mogą być przetwarzane w różnych regionach,
•  organizacja nie zawsze ma pełną kontrolę nad architekturą backupu,
•  występują ograniczenia wynikające z polityk dostawcy.

Nextcloud Files pozwala wdrożyć środowisko:

•  całkowicie lokalnie,
•  w prywatnym data center,
•  lub w dedykowanej infrastrukturze hostingowej.

Dzięki temu firma:

•  sama decyduje o lokalizacji danych,
•  kontroluje polityki backupu,
•  może wdrażać własne mechanizmy bezpieczeństwa,
•  oraz spełniać wymagania regulatorów i klientów.

Bezpieczne udostępnianie plików użytkownikom zewnętrznym

Jednym z najważniejszych praktycznych zastosowań Nextcloud Files jest bezpieczne udostępnianie plików poza organizację.

W wielu firmach nadal spotykane są sytuacje, gdzie:

•  dokumenty wysyłane są mailem,
•  duże pliki trafiają do publicznych serwisów transferowych,
•  brakuje kontroli nad dalszym obiegiem dokumentów,
•  użytkownicy korzystają z nieautoryzowanych narzędzi.

Powoduje to poważne ryzyka bezpieczeństwa:

•  wycieki danych,
•  brak audytu,
•  brak kontroli dostępu,
•  brak możliwości wycofania udostępnienia,
•  brak zgodności z politykami bezpieczeństwa.

Nextcloud Files rozwiązuje ten problem poprzez:

•  generowanie bezpiecznych linków,
•  możliwość ustawienia hasła,
•  określenie czasu wygaśnięcia linku,
•  ograniczenie liczby pobrań,
•  nadawanie uprawnień tylko do odczytu,
•  logowanie aktywności użytkowników.

Dzięki temu organizacja może bezpiecznie współpracować z:

•  klientami,
•  kontrahentami,
•  oddziałami,
•  partnerami biznesowymi,
•  kancelariami,
•  dostawcami,
•  oraz zewnętrznymi zespołami projektowymi.

Integracja z Active Directory i LDAP

W średnich i dużych organizacjach niezwykle ważna jest integracja systemów z istniejącą infrastrukturą tożsamości.

Nextcloud Files wspiera:

•  LDAP,
•  Active Directory,
•  SSO,
•  MFA,
•  federację użytkowników.

Pozwala to:

•  centralnie zarządzać dostępem,
•  wykorzystywać istniejące konta domenowe,
•  wdrażać polityki bezpieczeństwa,
•  ograniczać ryzyko błędów administracyjnych.

Dla działów IT oznacza to:

•  uproszczenie zarządzania użytkownikami,
•  spójność polityk bezpieczeństwa,
•  mniejszy nakład pracy operacyjnej.

Wersjonowanie i odzyskiwanie danych

Przypadkowe usunięcie plików jest jedną z najczęstszych przyczyn utraty danych w organizacjach.

Nextcloud Files oferuje:

•  wersjonowanie plików,
•  kosz użytkownika,
•  możliwość odzyskiwania danych,
•  integrację z systemami backupu.

Dzięki temu organizacja:

•  ogranicza ryzyko utraty danych,
•  może szybciej odzyskiwać informacje,
•  zwiększa odporność operacyjną.

W środowiskach zarządzanych przez partnera Outsourcing IT system backupu może dodatkowo obejmować:

•  backup offsite,
•  replikację,
•  immutable backup,
•  disaster recovery,
•  monitoring integralności danych.

Współpraca zespołowa i praca zdalna

Nowoczesne środowiska pracy wymagają:

•  dostępu do dokumentów z różnych lokalizacji,
•  pracy hybrydowej,
•  współpracy między oddziałami,
•  szybkiej wymiany informacji.

Nextcloud Files wspiera:

•  synchronizację desktopową,
•  aplikacje mobilne,
•  współdzielone foldery,
•  komentarze,
•  współpracę nad dokumentami,
•  integrację z pakietami biurowymi.

Dzięki temu organizacja może budować nowoczesne środowisko pracy bez konieczności pełnej migracji do public cloud.

Korzyści bezpieczeństwa w modelu on-premise

Wdrożenie Nextcloud Files lokalnie pozwala organizacji znacząco zwiększyć poziom kontroli bezpieczeństwa.

Firma może samodzielnie definiować:

•  segmentację sieci,
•  polityki dostępu,
•  szyfrowanie,
•  backup,
•  monitoring,
•  integrację z SIEM,
•  MFA,
•  polityki retencji danych.

W praktyce oznacza to możliwość budowy środowiska zgodnego z wymaganiami:

•  ISO 27001,
•  NIS2,
•  RODO,
•  polityk korporacyjnych,
•  wymagań klientów enterprise.

Nextcloud Files a Outsourcing IT

Wiele firm obawia się wdrożenia systemów on-premise z powodu:

•  braku zasobów IT,
•  ograniczonej liczby administratorów,
•  konieczności utrzymania infrastruktury,
•  wymagań bezpieczeństwa,
•  potrzeby zapewnienia wysokiej dostępności.

I właśnie tutaj ogromną rolę odgrywa Outsourcing IT.

Profesjonalny partner IT może odpowiadać za:

•  projekt architektury,
•  wdrożenie,
•  migrację danych,
•  monitoring,
•  backup,
•  aktualizacje,
•  bezpieczeństwo,
•  zarządzanie incydentami,
•  utrzymanie wysokiej dostępności.

Dzięki temu organizacja:

•  otrzymuje nowoczesną platformę enterprise,
•  bez konieczności budowy dużego wewnętrznego zespołu specjalistów.

Wysoka dostępność i skalowalność

Nextcloud Files może być wdrażany:

•  od małych środowisk,
•  po rozbudowane klastry enterprise.

Platforma wspiera:

•  storage lokalny,
•  storage obiektowy,
•  klastry baz danych,
•  load balancing,
•  wysoką dostępność,
•  replikację danych.

Pozwala to budować środowiska:

•  odporne na awarie,
•  skalowalne,
•  dostosowane do wzrostu organizacji.

W połączeniu z usługami Outsourcing IT firma może uzyskać:

•  monitoring 24/7,
•  proaktywne utrzymanie,
•  regularne aktualizacje,
•  wsparcie bezpieczeństwa,
•  oraz szybkie reagowanie na incydenty.

Ograniczenie Shadow IT

W wielu organizacjach użytkownicy:

•  samodzielnie korzystają z publicznych usług transferu plików,
•  przesyłają dokumenty prywatnymi kanałami,
•  tworzą niekontrolowane repozytoria danych.

Powstaje wtedy zjawisko Shadow IT. To ogromne zagrożenie dla bezpieczeństwa organizacji.

Wdrożenie wygodnej i bezpiecznej platformy klasy enterprise:

•  zmniejsza potrzebę korzystania z nieautoryzowanych narzędzi,
•  centralizuje wymianę danych,
•  poprawia zgodność z politykami bezpieczeństwa.

Integracja z istniejącą infrastrukturą

Nextcloud Files bardzo dobrze integruje się z:

•  Linux,
•  Windows,
•  VMware,
•  Hyper-V,
•  Kubernetes,
•  S3 storage,
•  Active Directory,
•  reverse proxy,
•  VPN,
•  systemami backupu enterprise.

To ważne szczególnie dla średnich i dużych organizacji posiadających:

•  własne data center,
•  środowiska hybrydowe,
•  rozbudowaną infrastrukturę IT.

Redukcja kosztów i przewidywalność wydatków

W przypadku dużych środowisk koszty public cloud potrafią rosnąć bardzo dynamicznie:

•  storage,
•  transfer danych,
•  użytkownicy,
•  dodatkowe funkcje bezpieczeństwa,
•  retencja danych.

Model on-premise pozwala:

•  lepiej przewidywać koszty,
•  wykorzystywać istniejącą infrastrukturę,
•  optymalizować storage,
•  unikać części kosztów subskrypcyjnych.

Dla wielu organizacji szczególnie przy dużej ilości danych, Nextcloud Files może być bardziej opłacalny niż publiczne platformy storage.

Scenariusze, w których Nextcloud Files sprawdza się szczególnie dobrze

Platforma bardzo dobrze sprawdza się w organizacjach:

•  posiadających własne data center,
•  wymagających lokalnego przechowywania danych,
•  współpracujących z wieloma partnerami zewnętrznymi,
•  przesyłających duże pliki,
•  działających w modelu projektowym,
•  posiadających wiele oddziałów,
•  wymagających pełnej kontroli bezpieczeństwa,
•  posiadających restrykcyjne wymagania compliance.

To również bardzo dobre rozwiązanie dla firm:

•  produkcyjnych,
•  inżynieryjnych,
•  architektonicznych,
•  logistycznych,
•  prawnych,
•  medycznych,
•  oraz software house’ów.

Nextcloud Files jako element nowoczesnej strategii IT

Współczesne organizacje coraz częściej budują środowiska:

•  hybrydowe,
•  multi-cloud,
•  oraz private cloud.

Nie każda usługa musi trafiać do publicznej chmury. W wielu przypadkach znacznie lepszym rozwiązaniem jest połączenie wygody usług cloud z kontrolą środowiska on-premise. I właśnie w tym obszarze Nextcloud Files wyróżnia się szczególnie mocno.

Platforma pozwala organizacji:

•  zachować pełną kontrolę nad danymi,
•  zwiększyć bezpieczeństwo,
•  usprawnić współpracę,
•  bezpiecznie udostępniać pliki poza organizację,
•  oraz budować nowoczesne środowisko pracy zgodne z wymaganiami enterprise.