Outsourcing IT czy własny informatyk?

Infrastruktura IT fundamentem działalności biznesowej

Współczesne przedsiębiorstwa są coraz bardziej uzależnione od sprawnie działającej infrastruktury IT. Komputery, sieci, serwery, systemy ERP, poczta elektroniczna, Microsoft 365, rozwiązania chmurowe czy systemy bezpieczeństwa stały się fundamentem codziennej działalności biznesowej.

Nawet krótkotrwała awaria może oznaczać przestoje, utratę produktywności, problemy z obsługą klientów, a w skrajnych przypadkach również straty finansowe i wizerunkowe.

Wiele firm staje przed więc ważnym pytaniem: czy lepiej zatrudnić własnego informatyka, czy skorzystać z usług profesjonalnej firmy świadczącej Outsourcing IT?

Choć jeszcze kilkanaście lat temu własny informatyk był naturalnym wyborem, obecnie coraz więcej średnich i dużych przedsiębiorstw decyduje się na współpracę z wyspecjalizowanymi partnerami IT. Powód jest prosty – współczesne środowisko informatyczne jest zbyt złożone, aby jedna osoba mogła skutecznie odpowiadać za wszystkie obszary technologiczne.

W tym artykule przedstawiamy najważniejsze różnice pomiędzy zatrudnieniem własnego informatyka a outsourcingiem IT oraz pokazujemy, dlaczego coraz więcej firm wybiera model oparty na współpracy z zewnętrznym zespołem ekspertów.

Kim jest dziś „firmowy informatyk”?

Przez wiele lat rola informatyka w firmie była stosunkowo prosta. Obejmowała konfigurację komputerów, usuwanie podstawowych awarii, instalację oprogramowania czy obsługę lokalnej sieci.

Dzisiejsze środowisko IT wygląda jednak zupełnie inaczej.

W wielu przedsiębiorstwach dział IT odpowiada między innymi za:

•  bezpieczeństwo cybernetyczne,
•  zarządzanie Microsoft 365,
•  administrację serwerami,
•  środowiska chmurowe,
•  backup i odtwarzanie danych,
•  zarządzanie urządzeniami mobilnymi,
•  sieci komputerowe,
•  systemy VPN,
•  ochronę przed ransomware,
•  zgodność z wymaganiami RODO,
•  monitorowanie infrastruktury,
•  wsparcie użytkowników.

Oznacza to, że jedna osoba bardzo rzadko posiada ekspercką wiedzę we wszystkich tych obszarach. Nawet najbardziej kompetentny informatyk ma swoje specjalizacje i ograniczenia.

Problem jednej osoby odpowiedzialnej za całe IT

Z punktu widzenia zarządu największym ryzykiem jest uzależnienie funkcjonowania firmy od jednej osoby.

W praktyce oznacza to, że:

•  tylko informatyk zna konfigurację części systemów,
•  dokumentacja jest niepełna lub nieaktualna,
•  podczas urlopu wsparcie jest ograniczone,
•  w przypadku choroby reakcja na awarie może być opóźniona,
•  odejście pracownika powoduje utratę wiedzy o środowisku.

To zjawisko określane jest często jako „single point of failure” – sytuacja, w której jedna osoba staje się krytycznym elementem całej organizacji.

Dla średnich i dużych firm jest to ryzyko, którego nie należy lekceważyć.

Outsourcing IT – na czym polega?

Outsourcing IT polega na przekazaniu całości lub części odpowiedzialności za środowisko informatyczne wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.

W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa zakres usług może obejmować:

•  helpdesk dla użytkowników,
•  administrację serwerami,
•  zarządzanie sieciami,
•  wsparcie Microsoft 365,
•  cyberbezpieczeństwo,
•  monitoring infrastruktury,
•  backup danych,
•  audyty IT,
•  wsparcie projektów technologicznych,
•  konsultacje strategiczne.

Najważniejsza różnica polega jednak na tym, że za bezpieczeństwo i ciągłość działania infrastruktury odpowiada nie jedna osoba, lecz cały zespół specjalistów.

Dostęp do wiedzy wielu ekspertów zamiast jednego pracownika

Jedną z największych przewag outsourcingu IT jest dostęp do szerokiego zespołu ekspertów.

W ramach jednej umowy firma może korzystać z wiedzy specjalistów zajmujących się:

•  bezpieczeństwem IT,
•  sieciami komputerowymi,
•  Microsoft 365,
•  systemami serwerowymi,
•  rozwiązaniami chmurowymi,
•  backupem,
•  DevOps,
•  zarządzaniem infrastrukturą.

Trudno byłoby zatrudnić wewnętrznie specjalistów z każdego z tych obszarów.

Outsourcing IT pozwala korzystać z kompetencji całego zespołu bez konieczności budowania rozbudowanego działu IT.

Przewidywalne koszty i większa kontrola budżetu

Zatrudnienie własnego informatyka wiąże się z kosztami znacznie wyższymi niż samo wynagrodzenie.

Należy uwzględnić również:

•  składki i podatki,
•  szkolenia,
•  certyfikacje,
•  sprzęt służbowy,
•  oprogramowanie,
•  urlopy,
•  zastępstwa,
•  koszty rekrutacji.

W przypadku specjalistów IT dodatkowym wyzwaniem są rosnące oczekiwania płacowe oraz duża rotacja na rynku pracy.

Model outsourcingowy pozwala zamienić wiele zmiennych kosztów na przewidywalną miesięczną opłatę.

Dla zarządu oznacza to łatwiejsze planowanie budżetu oraz większą kontrolę nad wydatkami związanymi z technologią.

Wsparcie dostępne nawet podczas urlopów i absencji

Każda organizacja wcześniej czy później mierzy się z sytuacją, gdy kluczowy pracownik jest nieobecny.

W przypadku własnego informatyka może to oznaczać:

•  wydłużony czas reakcji,
•  brak wsparcia dla użytkowników,
•  opóźnienia projektów,
•  trudności w rozwiązywaniu awarii.

Outsourcing eliminuje ten problem.

Za realizację usług odpowiada cały zespół, dlatego nieobecność pojedynczego specjalisty nie wpływa na ciągłość wsparcia.

Dla organizacji oznacza to większą stabilność operacyjną i mniejsze ryzyko przestojów.

Szybsza reakcja na awarie

•  Koszt przestoju systemów informatycznych może być bardzo wysoki.
•  W firmach produkcyjnych oznacza zatrzymanie procesów operacyjnych.
•  W handlu może prowadzić do utraty zamówień.
•  W organizacjach usługowych powoduje spadek efektywności pracy całych zespołów.
•  Profesjonalne firmy outsourcingowe wykorzystują narzędzia monitorujące środowisko IT przez całą dobę.
•  W wielu przypadkach problemy wykrywane są jeszcze zanim użytkownicy zauważą ich skutki.
•  To podejście znacząco skraca czas reakcji oraz ogranicza ryzyko poważnych awarii.

Cyberbezpieczeństwo wymaga zespołu, nie jednej osoby

Jeszcze kilka lat temu ochrona środowiska IT sprowadzała się głównie do programu antywirusowego i zapory sieciowej.

Obecnie firmy muszą mierzyć się z:

•  ransomware,
•  phishingiem,
•  wyciekami danych,
•  atakami na pocztę elektroniczną,
•  przejęciami kont użytkowników,
•  zagrożeniami związanymi z pracą zdalną.

Cyberbezpieczeństwo stało się jednym z najważniejszych obszarów odpowiedzialności zarządów.

Skuteczna ochrona wymaga ciągłego monitorowania zagrożeń, aktualizacji zabezpieczeń, audytów oraz wiedzy specjalistycznej.

W praktyce bardzo trudno oczekiwać, aby jeden informatyk był jednocześnie ekspertem od bezpieczeństwa, administracji systemami, sieciami oraz wsparcia użytkowników.

Łatwiejszy rozwój infrastruktury wraz ze wzrostem firmy

Rozwijająca się organizacja potrzebuje elastycznego zaplecza technologicznego.

Pojawiają się nowe oddziały, kolejne lokalizacje, nowe systemy i większa liczba użytkowników.

W przypadku modelu opartego na jednym informatyku bardzo szybko może dojść do przeciążenia obowiązkami.

Outsourcing IT pozwala skalować zakres usług wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.

Nie ma konieczności prowadzenia kolejnych rekrutacji czy budowania nowych struktur organizacyjnych.

Partner technologiczny może dostosowywać zasoby do aktualnych potrzeb firmy.

Dostęp do najnowszych technologii i dobrych praktyk

Firmy świadczące outsourcing IT pracują jednocześnie dla wielu organizacji z różnych branż.

Dzięki temu posiadają doświadczenie wynikające z realizacji licznych projektów oraz wdrożeń.

Pozwala to rekomendować rozwiązania sprawdzone w praktyce oraz unikać kosztownych błędów.

Zarząd otrzymuje dostęp do wiedzy i doświadczeń, których pojedynczy pracownik często nie jest w stanie zgromadzić samodzielnie.

Jakie pytanie powinien zadać sobie zarząd?

Podejmując decyzję dotyczącą organizacji IT, warto zadać sobie jedno kluczowe pytanie:

Czy chcemy polegać na wiedzy i dostępności jednej osoby, czy korzystać z kompetencji całego zespołu specjalistów?

Dla większości średnich i dużych przedsiębiorstw odpowiedź staje się coraz bardziej oczywista.

Rosnąca liczba zagrożeń cybernetycznych, coraz większa złożoność infrastruktury oraz konieczność zapewnienia ciągłości działania sprawiają, że outsourcing IT staje się nie tylko sposobem na optymalizację kosztów, ale przede wszystkim narzędziem ograniczania ryzyka biznesowego.

Strategiczny model zarządzania technologią

Outsourcing IT nie jest wyłącznie alternatywą dla zatrudnienia własnego informatyka. To strategiczny model zarządzania technologią, który pozwala firmom korzystać z wiedzy wielu specjalistów, zwiększać bezpieczeństwo, zapewniać ciągłość działania oraz lepiej kontrolować koszty.

W czasach, gdy technologia wpływa na niemal każdy obszar działalności przedsiębiorstwa, decyzje dotyczące IT stają się decyzjami biznesowymi.

Dlatego coraz więcej średnich i dużych firm wybiera współpracę z doświadczonym partnerem outsourcingowym, który przejmuje odpowiedzialność za rozwój i bezpieczeństwo środowiska informatycznego, pozwalając zarządowi skupić się na tym, co najważniejsze – rozwoju biznesu.