Praca zdalna z Teams

Czym jest Microsoft Teams?

Teams to usługa pakietu Office 365

Teams to usługa wchodząca w skład pakietu Office 365, służąca komunikacji i współpracy w zespołach. Teams został stworzony dla firm oraz organizacji korzystających z biznesowych rozwiązań Office 365. Jest bezpiecznym, zintegrowanym z ekosystemem Microsoft rozwiązaniem, umożliwiającym nie tylko komunikację w ramach zespołów (czat, audio, video), ale również udostępnianie plików w trakcie pracy zespołowej lub zdalnej.

Powstanie Teams

Potrzeby Klientów oraz strategia rozwoju Microsoft w zakresie oferty biznesowego oprogramowania dla firm spowodowała powstanie Teams, który zastąpił Skype dla Firm oferowany od 2015 r w ramach pakietów Office (SdF będzie wspierany tylko do końca lipca 2021 r).

Teams zadebiutował w finalnej formie w marciu 2017 r jako jedna z usług pakietu biurowego Office 365, stając się domyślną usługą dla subskrybentów rozwiązań biurowych Microsoft korzystających z pakietu Office 365 Business Essentials, Office 365 Business Premium lub Office 365 Enterprise E1, E3, E5. Adaptacja użytkowników do Teams jest intuicyjna i nie przysparza problemów.

Teams w chmurze Microsoft

Teams jako aplikacja pakietu Office 365 działa w chmurze. Rozwiązanie, w którym serwery świadczące usługę znajdują się w profesjonalnej chmurze Microsoft zapewnia dla pracowników firmy bezpieczeństwo danych, komfort użytkowania, szybkość wdrożenia, wysoki poziom SLA.

Chmura powoduje brak konieczności dedykowania czasu pracy własnego działu IT w firmie do utrzymywania działania usługi na serwerze (za działanie serwerów i usługi Teams odpowiadają doświadczone zespoły administratorów Microsoft, które wiedzą jak chronić i optymalizować pracę środowiska IT odpowiedzialnego za Teams).

Co ważne wszystkie aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa są wdrażane przez producenta w taki sposób, by użytkownicy nie odczuwali w związku z pracami administracyjnymi żadnego dyskomfortu.

Komunikacja w firmie dzięki Teams

Teams polecany do komunikacji tekstowej

Teams pozwala na realizowanie komunikacji w formie czatu z pojedynczymi odbiorcami jak również z wieloma użytkownikami wchodzącymi w skład zespołu. Teams jest szczególnie polecany dla firm, które chcą zapewnić pracownikom łatwość realizowania efektywnej komunikacji tekstowej.

E-mail nadal służy jako sposób do przesyłania istotnych informacji, ale w ramach organizacji możemy wykorzystywać komunikator do sprawnej, szybkiej, komfortowej komunikacji, z możliwością przeglądania pełnej historii konwersacji, przesłanych lub udostępnionych plików, itd.

Teams umożliwia prowadzenie rozmowy z drugim użytkownikiem lub w grupach użytkowników. Zaletą czatu jest forma elektroniczna, więc może stanowić źródło wiedzy lub informacji w przyszłości. Zachowanie ciągłości omawianych wątków, możliwość kontynuacji dialogu w dowolnym, dostępnym momencie sprzyja efektywności wykorzystania czasu.

Czat dla osób spoza organizacji

Istnieje możliwość by prowadzić konwersacje za pomocą Teams z osobami spoza organizacji (również z pojedynczymi osobami, a nie z całymi domenami – jak w SdF). Użytkownicy, którzy posiadają konto w Teams mogą zostać zaproszeni przy pomocy adresu e-mail. Właściciel teamu może decydować do jakich zasobów może mieć dostęp gość. Teams integruje się bez problemów ze Skype, więc można prowadzić komunikację z użytkownikami usługi Skype.

Połączenia audio i video

Warto zwrócić uwagę na możliwości komunikacji głosowej z wybranymi użytkownikami lub realizowania telekonferencji z członkami zespołu. W ramach prowadzonego czatu z pojedynczym użytkownikiem lub w zespole, można organizować połączenia audio, video oraz udostępniać pulpit. Warto też pamiętać o możliwości nagrywania rozmów.

Łatwe udostępnianie danych

Integacja z SharePoint

Teams nie jest jedynie dopracowaną i bezpieczną usługą oferującą funkcje komunikatora dla dużych firm. Integracja z usługą SharePoint umożliwia łatwe udostępnianie danych, które są potrzebne do pracy. Pliki udostępniane w czacie osobistym lub zespołowym są zapisywane w SharePoint, co ułatwia dostęp oraz wyszukiwanie.

Teams jest zatem miejscem łączącym w sobie i oferującym użytkownikowi wiele potrzebnych do pracy narzędzi, m. in.: kalendarz, kontakty, udostępnione pliki oraz inne elementy związane z kontem Office 365.

Aplikacje zintegrowane z Teams

Teams pozwala na dodawanie zintegrowanych ze środowiskiem Microsoft aplikacji, które służą poprawie wydajności pracowników. Dodatkowe apki mogą być podpinane pod różne zespoły w zależności od potrzeb firmy.

Wdrożenie Teams

Hybrid Identity

Korzystanie z Teams jest bardzo wygodne dla użytkowników w tych firmach, w których wdrożenie usług Office 365 uwzględniło wykorzystanie istniejących kont użytkowników Active Directory Domain Services. Taki model poświadczeń użytkowników do usług chmurowych Microsoft określany jest mianem Hybrid Identity.

Proces poświadczeń, w którym tenant Azure AD dla subskrypcji Microsoft 365 wykorzystuje kopie kont użytkowników z AD DS, ułatwia użytkownikom łączenie się z usługą Teams (single sign on dzięki AD), zwiększa bezpieczeństwo pracy oraz usprawnia administrację w przypadku dużych organizacji. Warto wspomnieć o możliwości szyfrowania przechowywanych oraz przesyłanych danych.

W takiej konfiguracji poświadczenia użytkowników znajdujących się w firmie oraz osób pracujących zdalnie są weryfikowane względem Azure AD (znajdującym się w chmurze 365), który posiada kopie kont AD DS dzięki wykorzystaniu Azure AD Connect.

Gotowe środowisko komunikacji dla pracowników

Dodatkowo cenne jest otrzymanie przez pracowników gotowego środowiska do komunikacji, ze wszystkimi kontaktami do użytkowników w organizacji przedstawionymi w profesjonalny sposób (zweryfikowane tożsamości według poświadczeń z Azure AD lub AD DS).

Bezpieczeństwo korzystania z usługi Microsoft Teams będzie dodatkowo wzmocnione dzięki włączeniu MFA (Multi-Factor Authentication), a dokładnie two-factor authentication zgodnie ze standardem Office 365 Tier C.

Cloud-only Identity

Wdrożenie Teams jest również możliwe w organizacjach nie posiadających lokalnej infrastruktury serwerowej. Jeśli organizacja nie korzysta z lokalnego AD DS, usługi chmurowe Microsoft mogą być autoryzowane przez Azure Active Directory dla wykorzystywanych subskrypcji Microsoft 365. Konta użytkowników w modelu Cloud-only Identity istnieją jedynie w Azure AD, zatem nie ma większego znaczenia czy użytkownicy znajdują się w firmie czy pracują zdalnie z różnych lokalizacji.

Synchronizacja Teams na urządzeniach mobilnych

Klasyczna Aplikacja. Wersja webowa. Klient mobilny

Teams jest dostępny w formie klasycznej aplikacji dla systemu operacyjnego Windows lub Linux. Jest też możliwość by korzystać z Teams za pomocą przeglądarki internetowej, w wersji webowej. Dla urządzeń mobilnych przygotowany został klient wersji mobilnej na Android lub iOS.

Mobilna aplikacja Teams

Aplikacja mobilna pozwala na realizację komunikacji w ramach Teams w komfortowy sposób ze współpracownikami firmy za pomocą urządzeń mobilnych. Teams jest oczywiście synchronizowany na wielu urządzeniach danego użytkownika.

Dodatkowe udogodnienia to możliwość włączenia ciemnego motywu graficznego (ergonomia oraz oszczędność baterii), godziny ciszy (definiowanie czasu bez powiadomień), szybki dostęp do przeglądu aktywności, zespołów, kalendarza oraz rozmów audio i video. Czat może być wzbogacony o wiadomości audio jak również o informacje o lokalizacji użytkownika.

Teams to najszybciej rozwijająca się aplikacja Microsoft

Rosnąca w ostatnim czasie popularność Teams jest związana z potrzebami jakie generuje konieczność pracy zdalnej dla firm. Dla wielu organizacji zainteresowanie wykorzystywaniem Teams do wspierania pracy zespołu realizowanej zdalnie będzie szansą by przetestować i ocenić jakość profesjonalnych rozwiązań do pracy biurowej jakie oferuje Office 365.

Być może dzięki rozpoczęciu pracy z Teams pojawi się świadomość możliwości jakie zapewniają nowoczesne narzędzia podnoszące efektywność komunikacji i pracy zespołu. Zidentyfikowanie potrzeb firmy w takich obszarach może skutkować pojawieniem się nowego podejścia do IT w firmie, większą otwartością na inwestycje w bezpieczne i nowoczesne rozwiązania, które zabezpieczają przedsiębiorstwo na wypadek konieczności organizowania pracy zdalnej.

Świadome inwestowanie w sprawdzone rozwiązania IT jest warunkiem koniecznym dla budowania bezpieczeństwa organizacyjnego oraz przewagi konkurencyjnej dla firmy.