Spotkania online z Microsoft Teams

Coraz większa liczba użytkowników Teams

Popularność aplikacji chmurowej Teams znacząco wzrosła w ostatnich tygodniach. Dążenie do zapewnienia pracownikom narzędzi do łatwej i efektywnej komunikacji, w modelu pracy zdalnej, przyspiesza decyzje wielu organizacji o wdrożeniu usługi Microsoft Teams wchodzącej w skład indywidualnie wybranych, subskrybowanych pakietów Office 365.

Teams jest bezpiecznym rozwiązaniem do komunikacji indywidualnej oraz w ramach zespołów (czat, telekonferencje, wideokonferencje), które jest zintegrowane z ekosystemem Microsoft, stworzonym do budowy wysoce skalowalnego środowiska informatycznego dla biznesu.

Komunikacja online z pracownikami oraz osobami spoza organizacji

Teams umożliwia prowadzenie spotkań online z pracownikami oraz z osobami spoza organizacji. Podczas planowania spotkania w Teams lub za pomocą kalendarza w Microsoft Outlook, wystarczy dodać adres mailowy należący do zapraszanych gości z zewnątrz. Teams automatycznie prześle zaproszenia e-mail wraz z instrukcją opisującą sposób dołączenia do spotkania. Zaproszona osoba może kliknąć w link, wpisać swoje imię lub nazwę i rozpocząć spotkanie za pomocą przeglądarki, bez konieczności instalowania aplikacji Teams na swoim komputerze lub pluginów do przeglądarki.

Metody dołączenia do konferencji audio

Teams zapewnia cenne rozwiązanie dla użytkowników, którzy w trakcie planowanego wydarzenia mogą znajdować się poza zasięgiem Internetu. Zaproszenia na telekonferencję uwzględniają instrukcje dotyczące możliwości wykorzystania podanego numeru telefonu, który służy jako numer dostępowy do telekonferencji (alternatywna metoda by uczestniczyć w spotkaniu audio).

Pełna kontrola nad organizowanym spotkaniem

Użytkownik organizujący spotkanie na Teams posiada do dyspozycji wiele opcji związanych z definiowaniem ról oraz uprawnień uczestników. Meeting lobby pozwala na zdefiniowanie zaproszonych osób oraz ich momentu włączenia w telekonferencję. Jest możliwość by wskazać, który z uczestników może prezentować treści, wyciszać mikrofon grupie, nagrywać spotkanie.

Rozmowy f2f za pomocą wideo

Aplikacja Teams pozwala na realizację komunikacji w formie rozmów wideo – face to face – w trakcie pracy zdalnej. Funkcja background blur (rozmycie tła) jest przydatna do zwiększenia koncentracji rozmówcy na osobach zamiast na występującym w pomieszczeniu tle.

Kontrola nad udostępnianą treścią

Użytkownik posiada pełną kontrolę nad treścią udostępnianą dla innych osób podczas spotkania wideo. Możliwe jest udostępnienie całego swojego widoku desktop lub widoku tylko wybranego okna. Cenna jest możliwość udostępniania kontroli nad pokazywaną treścią wybranym osobom w trakcie wideokonferencji.

Burza mózgów

Teams udostępnia narzędzia do kreatywnej pracy dla zespołów na odległość. Microsoft Whiteboard jest zintegrowany z Teams i pozwala na wykonywanie wspólnych notatek na udostępnionej przestrzeni, podobnie jak w przypadku posiadania flipcharta lub białej tablicy w sali konferencyjnej. Opracowane treści są zachowywane i dostępne do wykorzystania lub w trakcie kontynuacji pracy w przyszłości dla zespołu.

Udostępnianie nagranych spotkań

Spóźnienie osoby na konferencję grupy współpracowników nie oznacza braku możliwości zapoznania się z treścią spotkania. Teams zapewnia opcję nagrywania realizowanych spotkań do chmury. Nagrania są dostępne za pomocą linka podanego w czacie spotkania (widocznym dla użytkowników). Uczestnicy mogą przeglądać materiał ze spotkania, przeszukiwać transkrypcję wszystkich wypowiedzi i włączyć odtwarzanie spotkania od danego, preferowanego momentu wideokonferencji.

Transkrypcja wypowiedzi w czasie rzeczywistym

W trakcie spotkań uczestnicy mogą włączyć napisy na żywo, które będą szczególnie cenne dla osób posiadających problemy z koncentracją na ścieżce audio lub nie znających płynnie języka. Opcja live captions jest dostępna na ten moment tylko dla użytkowników w języku angielskim, ale wszystko wskazuje, że popularność tej opcji i pozytywny feedback od użytkowników spowoduje rozszerzenie dostępności takiej funkcjonalności również w zakresie innych języków.

Urządzenia kompatybilne z Teams

Popularność aplikacji Microsoft Teams spowodowała pojawienie się na rynku wielu urządzeń dedykowanych do pracy z Teams, które poprawiają walory audio oraz wideo realizowanej komunikacji. Zestawy słuchawkowe, przenośne zestawy głośnikowe, telefony biurkowe, systemy pokojowe, zestawy do sal konferencyjnych, kamery, to przykłady akcesoriów, którymi można uzupełnić wyposażenie firmy w zakresie sprzętu elektronicznego ułatwiającego komunikowanie się przy pracy zdalnie. Produkty do wykorzystania w pracy z Teams przygotowały m. in. takie marki jak: Yealink, Sennheiser, Jabra, Poly, Audiocodes, Crestron, Lenovo, HP, Logitech.