Utrzymanie Teams w infrastrukturze IT firmy

Teams – aplikacja do pracy zdalnej

Teams to przydatna w każdej dużej firmie subskrybowana usługa działająca w chmurze, wchodząca w skład wybranych pakietów Microsoft Office 365. Teams stanowi stabilne i bezpieczne rozwiązanie do komunikacji współpracowników w organizacji z gwarantowanym SLA na poziomie 99,9%.

Dzięki Teams członkowie zespołów mogą realizować komunikację za pomocą czatu prywatnego i grupowego, rozmów oraz konferencji audio i wideo, z dodatkową możliwością współdzielenia wybranych plików i danych.

Teams jest zaprojektowany jako ważny element rozbudowanego i zoptymalizowanego do potrzeb dużych przedsiębiorstw ekosystemu rozwiązań biurowych Microsoft. Dzięki dobranym do wymagań pracowników pakietom Office 365, pojawia się możliwość, by w pełni utylizować korzyści jakie wnosi Teams do firmy. Oczywiście można korzystać z usługi Teams w organizacji o dowolnej wielkości, warto jednak rozważyć włączenie kolejnych usług Microsoft, by zwiększyć efektywność pracy i doświadczyć jak najlepszy poziom user experience.

Wdrożenie Teams w firmie

Wdrożenie usługi chmurowej zgodnie z dobrymi praktykami

Wdrożenie Teams w firmie nie jest trudnym lub długotrwałym procesem. W zależności od dotychczas stosowanych rozwiązań w zakresie infrastruktury IT, możliwe jest wykorzystanie różnych ścieżek wdrożenia usługi Teams dla firmy. W przypadku wątpliwości lub braku czasu po stronie działu IT w firmie, warto skorzystać z doświadczonego partnera IT, który może wykonać wdrożenie usług chmurowych Microsoft zgodnie z zaleceniami best practice, na zasadzie zlecenia, umożliwiając szybkie udostępnienie Teams dla pracowników i korzystanie z usługi. Dodatkową zaletą skorzystania z doświadczonej firmy IT w zakresie wdrożenia Office 365 będzie możliwość konfiguracji zabezpieczeń takich jak szyfrowanie przechowywanych i przesyłanych danych, uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

Hybrid Identity

W większych organizacjach, w których wykorzystuje się usługi Microsoft w ramach własnej infrastruktury serwerowej można zintegrować usługę chmurową Office365 z Active Directory Domain Services. Dzięki temu istniejące konta AD DS będą wykorzystywane w modelu poświadczeń do chmury Microsoft, podnosząc użytkownikom komfort z korzystania z Teams, a jednocześnie ograniczając czas niezbędny na zarządzanie usługami z pozycji administratora.

Cloud-only Identity

W przypadku firm, które nie korzystają z rozbudowanej lokalnej infrastruktury serwerowej, dogodnym rozwiązaniem będzie wdrożenie modelu poświadczeń dla usług chmurowych Microsoft, który opiera się na Azure Active Directory.

Sprzęt audio i wideo

Przygotowując wdrożenie Teams dla firmy warto zdefiniować potrzeby związane ze sprzętem do rozmów audio lub wideo dla użytkowników. Należy upewnić się, że stacje robocze, z których będą korzystać pracownicy zdalni posiadają wbudowane urządzenia dobrej jakości (mikrofon, kamera) i podjąć decyzje związane z ewentualnym zakupem zestawów słuchawkowych oraz kamer do wykorzystywania podczas telekonferencji i wideokonferencji.

Osobną kwestią jest wyposażenie salki konferencyjnej w firmie. Teams to aplikacja zyskująca ogromną popularność w dobie wzrostu zainteresowania formułą pracy zdalnej, jednak usługa wchodząca w skład Office 365 doskonale nadaje się do komunikacji dla zespołów z różnych oddziałów firmy lub do pracy nad projektami realizowanymi w modelu pracy zespołowej. Warto zadbać o wyposażenie sali konferencyjnej w odpowiedni monitor lub projektor, kamerę i nagłośnienie. Można rozważyć wykorzystanie dedykowanych urządzeń oferowanych do sal konferencyjnych współpracujących natywnie z Teams.

Konfiguracja Office 365

Działania związane z wdrożeniem Teams jeśli chodzi o konfigurację po stronie Office 365 nie są trudne. Cały system został zaprojektowany w taki sposób, by administrator w miarę intuicyjnie był w stanie przejść przez proces konfiguracji. Ważne by zrealizować wszystkie wymagane kroki podczas wdrożenia. Nawet przy dużych organizacjach ten etap nie powinien zająć więcej niż kilka godzin.

Instalacja klientów

Najlepszy poziom user experience uzyskujemy dzięki wykorzystaniu klasycznej aplikacji, jeśli chodzi o korzystanie z Teams na desktopie. Instalacja klienta Teams na komputerach użytkowników w firmie nie zajmuje dużo czasu i może odbyć się automatycznie.

Teams może być również dostępny w formie aplikacji webowej, w przeglądarce internetowej. Jeśli możemy polecić rozwiązanie, to nasze doświadczenie podpowiada, że największy komfort generuje korzystanie z aplikacji.

Wersja mobilna (Android lub iOS) jest synchronizowana z pozostałymi urządzeniami użytkownika i daje dodatkowe udogodnienia takie jak m. in.: ergonomiczne motywy graficzne, definiowanie czasu bez powiadomień, szybki dostęp do kalendarza, wzbogacanie czatu o wiadomości audio, informacje o lokalizacji.

Początek pracy z Teams w firmie

Na etapie wdrażania rozwiązania do komunikacji w firmie warto zadbać o umiejętności kadry związane z obsługą aplikacji oraz wykorzystywaniem pełnego potencjału Teams. W tym celu przydatne będzie przeszkolenie kluczowych współpracowników w zakresie działania Teams oraz przygotowanie wraz z osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie zespołem składu zespołów w aplikacji Teams. Będzie to dobry start do przygotowania odpowiedniego środowiska w Teams do koordynacji pracy zespołowej i realizacji projektów.

Teams jako zastąpienie centralki telefonicznej

Teams może funkcjonować jako rozszerzenie lub nawet zastąpienie lokalnej centralki telefonicznej (PBX). Takie rozwiązanie jest atrakcyjne dla organizacji z wieloma oddziałami lub pracownikami zdalnymi. Przy bardzo częstej komunikacji głosowej dobrym wsparciem będą urządzenia takie jak telefony biurkowe oraz zestawy do meetroomów lub sal konferencyjnych.

Rozszerzając posiadaną infrastrukturę PBX o Teams możemy dołączyć funkcję obsługi pracowników zdalnych.

Zarządzanie usługą Teams

Utrzymanie usługi Teams w infrastrukturze IT firmy nie przysparza problemów. Aktualizacje aplikacji przebiegają bez utrudnień. Oczywiście mogą pojawić się zgłoszenia dotyczące usterek lub uszkodzeń sprzętu audio lub wideo przez użytkowników, jednak jest to w danym zakresie wpisane w typową realizację obsługi Helpdesk w większych firmach. Dla kadry w firmie korzystającej z Teams cenne będzie wsparcie w zakresie zarządzania zmianą – jeśli w trakcie pracy z Teams definiowane są nowe, nieznane na etapie wdrożenia potrzeby, wówczas szybka i sprawna reakcja w zakresie wdrożenia zmian będzie dobrze oceniana przez zespół.

Istnieją dodatkowe apki rozwinięte na potrzeby Teams. Podpinanie takich wybranych apek pod teamy jest szansą na wywołanie dodatkowego zadowolenia z używania Teams i wzrostu efektywności pracy zespołu.

Korzyści jakie daje Teams firmie

Jedną z cech, które powodują, że Teams jest najlepszym wyborem dla firm korzystających już z oferty rozwiązań biurowych Microsoft dla biznesu, jest łatwość udostępniania i przesyłania danych. Integracja z SharePoint umożliwia udostępnianie plików w czacie osobistym lub zespołowym.

Firmy, które korzystają z profesjonalnej poczty elektronicznej Exchange, uzyskają integrację Teams z kalendarzem użytkowników, co ułatwia codzienną pracę i powoduje, że najważniejsze informacje są dostępne w jednym miejscu.

Teams umożliwia komunikację również z osobami spoza organizacji. Zapraszanie gości posiadających konta Teams w swoich organizacjach odbywa się za pomocą adresu e-mail. Dostęp do zasobów dla gościa jest definiowany przez właściciela teamu. Warto wspomnieć o tym, że Teams umożliwia bez problemów komunikację z użytkownikami usługi Skype.

Poprawki bezpieczeństwa oraz aktualizacje są wdrażane na bieżąco przez Microsoft w sposób, który nie wpływa na komfort użytkowania Teams. Usługa chmurowa nie wymaga troski o serwery i utrzymanie usług.

Dla dużych organizacji cenna jest możliwość organizacji spotkań online i rozmów nawet dla 250 osób.