Zalety Microsoft Office 365 dla firmy

Usługi chmurowe dla firm

Usługi oparte na chmurze, takie jak Microsoft Office 365, stają się coraz bardziej popularne, szczególnie w obliczu wzmacniającego się trendu związanego z pracą zdalną pracowników firm.

Microsoft Office 365 oferuje wiele korzyści dla firm, m. in.: zwiększenie bezpieczeństwa, łatwości dostępu oraz wydajności współpracy w zespołach.

Usługi oparte na modelu subskrypcyjnym pozwalają firmie w prosty sposób planować budżet IT dzięki łatwemu do określenia kosztowi miesięcznemu, który zależny jest od liczby użytkowników.

Co ważne, chmura pozwala na elastyczne skalowanie infrastruktury IT w zależności od liczby użytkowników, z zachowaniem pełnej przejrzystości i kontroli kosztów dla organizacji.

Microsoft 365 wnosi wiele korzyści dla firmy

Microsoft Office 365 usługa oparta na subskrypcji, która uwzględnia najbardziej aktualne aplikacje Microsoft Office oraz przestrzeń OneDrive o wielkości 1TB dla użytkownika. Microsoft Office 365 pozwala na instalację na wielu popularnych platformach systemowych.

Dostępność

Dzięki serwerom rozmieszczonym w centrach przetwarzania danych Microsoft na terenie Unii Europejskiej, użytkownicy mają dostęp 24/7 do danych, aplikacji oraz dokumentów z każdej lokalizacji.

Microsoft Office 365 zawiera również system o nazwie SharePoint, który umożliwia firmie stworzenie własnej witryny intranetowej mającej na celu udostępnianie danych użytkownikom, co może mieć tym większą wartość dla organizacji posiadających pracowników pracujących stale lub w wybrane dni tygodnia poza siedzibą firmy.

Sprzęt posiadany i wykorzystywany przez użytkowników w firmie nie jest ograniczeniem, jeśli chodzi o możliwości korzystania z Microsoft Office 365. To oznacza, że zakupy nowych i wydajnych sprzętowo laptopów nie muszą być traktowane jako priorytet w kontekście możliwości rozpoczęcia korzystania z usług chmurowych Microsoft 365.

Warto wspomnieć o synchronizacji pozwalającej na edycję dokumentów z wykorzystaniem różnych urządzeń, również mobilnych, co sprzyja mobilności i efektywnemu wykorzystaniu czasu przez użytkowników. Dodatkowym ułatwieniem jest prosta w użyciu funkcja wyszukiwania plików.

Administrator usług Microsoft 365 może zdefiniować opcje dotyczące dostępu do plików dla pracowników, co pozwala na skonfigurowanie dostępu tylko dla określonej grupy użytkowników, minimalizując dzięki temu zagrożenia dla danych firmowych. Microsoft Office 365 nie wymaga połączenia internetowego do umożliwienia dalszej pracy z plikami – dane są synchronizowane automatycznie po wznowieniu dostępu do Internetu.

Bezpieczeństwo

Serwery tworzące infrastrukturę Microsoft 365 są zarządzane bezpośrednio przez Microsoft, co powoduje, że firma korzystająca z usług może mieć pewność co do bezpieczeństwa danych przechowywanych w chmurze.

Biorąc pod uwagę koszty związane z wdrożeniem różnych rozwiązań bezpieczeństwa dedykowanych ochronie danych w infrastrukturze lokalnej, chmura może okazać się efektywnym kosztowo rozwiązaniem. Niezależnie od tego, same urządzenia końcowe wykorzystywane przez użytkowników powinny mieć wdrożoną ochronę przed włamaniami lub złośliwym oprogramowaniem.

Tak jak zostało wspomniane wcześniej, dostęp do plików mają jedynie użytkownicy z nadanymi uprawnieniami. Określone są indywidualne opcje przeglądania, edytowania i komentowania dokumentów. Dane mogą zatem być wygodnie udostępniane w ramach pracowników lub klientów firmy zgodnie z potrzebami, jednocześnie zachowując zasadę, że nikt spoza określonej grupy użytkowników nie powinien mieć dostępu do plików organizacji.

Gdyby, ze względu na błąd ludzki, pliki lub ważne dokumenty zostały przypadkiem skasowane, jest możliwość łatwego odzyskania danych z folderu „Elementy usunięte” przez okres do 14 dni.

Zaawansowana współpraca użytkowników

Dzięki Microsoft Office 365 użytkownicy mogą udostępniać kalendarze, co umożliwia sprawdzenie kiedy współpracownik jest dostępny na spotkanie. Kalendarz z Outlooka jest zintegrowany z usługą Teams do spotkań zdalnych.

W przypadku organizacji otrzymujących duże ilości wiadomości e-mail, skrzynki odbiorcze mogą być współużytkowane przez zespół, co oznacza, że minimalizujemy możliwość pominięcia ważnych wiadomości.

Microsoft Office 365 to wydajny system, który dzięki łatwości obsługi wynosi produktywność zespołu na wyższy poziom.

Dokumenty można wspólnie opracowywać w czasie rzeczywistym za pomocą aplikacji pakietu Office, takich jak: Word, PowerPoint, Excel. Co ciekawe, użytkownicy mogą łatwo zobaczyć, nad którym fragmentem dokumentu pracuje właśnie współpracownik, korzystając z pomocnych kolorowych flag.

Wbudowana funkcja czatu w aplikacji Teams zwiększa wydajność komunikacji dzięki możliwości błyskawicznego otrzymywania przez użytkowników wiadomości z funkcją oznaczania, aby powiadamiać osoby na czacie grupowym.

Efektywność kosztowa

Microsoft Office 365 jest usługą subskrypcyjną, co pozwala na pełną świadomość kosztów licencji za każdy miesiąc lub rok korzystania, na podstawie liczby użytkowników.

Koszt różni się w zależności od wybranego planu licencyjnego (np. Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium).

Zalecane jest skorzystanie z doradztwa partnera Microsoft przed wyborem optymalnego planu licencyjnego dla użytkowników w celu optymalizacji kosztów. Co warto podkreślić, przy korzystaniu z usługi nie pojawiają się żadne nieoczekiwane koszty – regularne aktualizacje są wliczone w koszt licencji.

Ciągłość działania

Przetwarzanie w chmurze oferuje skalowalność, która powoduje możliwość dopasowania zasobów do etapu rozwoju firmy w miarę zatrudniania kolejnych pracowników lub zmniejszania liczby użytkowników. Dostępna jest również możliwość utworzenia osobnych obszarów roboczych dla różnych działów w celu zwiększenia płynności działania w firmie.

W przypadku uszkodzenia lub zagubienia urządzenia końcowego (np. laptop służbowy), dane użytkownika są bezpiecznie przechowywane w chmurze, co oznacza, że możliwe jest kontynuowanie pracy nawet w przypadku utraty komputera.

Czy Office 365 jest lepszy niż pudełkowa wersja Microsoft Office?

Microsoft Office 365 jest korzystny dla firm w ujęciu długoterminowym ze względu na szereg zalet jakie wnosi w stosunku do tradycyjnego pakietu Office.

O ile pudełkowy Office to jednorazowy zakup licencji umożliwiający korzystanie z oprogramowania na konkretnym, pojedynczym komputerze w okresie wsparcia aplikacji przez producenta, tak Microsoft Office 365 to licencja nabywana na użytkownika i odnawiana w określonym czasie.

Użytkownik może w jednym momencie korzystać z oprogramowania w ramach Microsoft Office 365 na 5 komputerach, 5 tabletach oraz 5 smartfonach.

•  pakiet Microsoft Office 365 jest stale aktualizowany w celu zapewnienia użytkownikom dostępu do najnowszej wersji i funkcji,
•  Microsoft zapewnia bezpieczeństwo ważnych danych dzięki aktualizacjom zabezpieczeń i funkcjom wykrywania błędów,
•  tradycyjny pakiet Office obejmuje tylko jedną licencję na urządzenie w cenie początkowej, podczas gdy funkcjonalność chmury w usłudze 365 zapewnia skalowalność dostosowaną do rozwoju firmy oraz dostęp dla użytkownika na dowolnym urządzeniu,
•  w mobilnych wersjach aplikacji pakietu Office dostępne są dodatkowe funkcje, w tym możliwość pracy ze współpracownikami nad tym samym dokumentem (współtworzenie), zmiana orientacji strony w programie Word, przekształcanie danych w mapy w programie Excel i stosowanie większej liczby kolorów do formatowania w PowerPoint,
•  dzięki wykorzystaniu chmury w Microsoft Office 365, użytkownik otrzymuje 1TB przestrzeni dyskowej w usłudze OneDrive, co oznacza, że pracownik może korzystać z własnego obszaru roboczego poza biznesowym intranetem,
•  dokumenty są stale zapisywane w kopii zapasowej w chmurze, automatycznie podczas pisania,
•  dostępna jest pomoc techniczna od ekspertów Microsoft w dowolnym momencie subskrypcji.

Wdrożenie Microsoft 365 dla firmy

Platforma chmurowa Microsoft 365 pozwala na uzyskanie zintegrowanego rozwiązania obejmującego usługę Teams, przestrzeń dyskową w usłudze OneDrive, profesjonalną usługę poczty Exchange Online oraz aplikacje pakietu Office w cenie uzależnionej od planu wybranego przez firmę.

Zalecane jest wdrożenie Microsoft 365 przy pomocy sprawdzonego partnera Microsoft, który oprócz zapewnienia licencji dla firmy, zrealizuje wszystkie czynności konfiguracyjne związane z przygotowaniem tenanta Microsoft oraz bazową konfiguracją usług (Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange Online).

W przypadku usługi poczty, konieczne będzie zrealizowanie migracji skrzynek pocztowych (skrzynki użytkowników oraz współdzielone) do Exchange Online, co przy korzystaniu z pomocy doświadczonego partnera IT odbywa się szybko i sprawnie, bez jakichkolwiek negatywnych odczuć dla komfortu pracy użytkowników lub dostępności usługi poczty.

Standardem jest również korzystanie z MFA w przypadku chmury Microsoft. Funkcjonalność nie jest związana z dodatkowymi opłatami – wystarczy skonfigurować uwierzytelnianie dwuskładnikowe przy wykorzystaniu apki Authenticator na smartfonach służbowych użytkowników.